WordとExcelの特徴

仕事で使う機会が多いソフトといえば、マイクロソフトの「Word」と「Excel」です。

Wordは、文書作成を得意とするソフト、Excelは表計算を得意とするソフトです。ここ重要です！！

しかし、どちらか一方のソフトの扱いに慣れているからと言って、たとえば、Excel で文書を作成してしまうと、

パソコン画面では印刷範囲に入っているのに印刷されない、と言った場面に出くわして、痛い目に会うことがあります。

それは、ズバリ畑違い、手先が器用な弁護士に、本来、医者が行うべき手術をしろと言っているのと変わりないぐらい、

おかしなことであるのですから・・・

WordとExcelには素晴らしい機能がたくさんあり、それぞれの特徴と正しい使い方を知れば、より効率的に落ち着いて

仕事を進めることができます。

Wordの特徴は、文字の扱いに特化しているということです。そのため、契約書や報告書、マニュアルや論文などの作成が得意です。

紙の原稿とは違い、自由に改ページ、移動、配置、目次の自動作成も簡単にこなせます。

また、文章の校正機能を使えば、誤字脱字や、表記ゆれ、文章校正、本人も気づきにくいスペルチェックまで、瞬時にチェックできます。Wordの初期画面は白や、グリッド線、横書き、縦書きなどから選べ、いつでも余白や用紙サイズの設定や変更が可能です。

Excelの特徴は、セルに入力したデータの加工、表やグラフを利用したデータの可視化、関数を利用した計算などが容易ということです。膨大なデータを仕分けしたり、並べ替えたりといった処理も瞬時にこなします。

また、複数の人が同じExcelファイルを同時に編集することも可能であり、職場でのデータ共有も可能です。大量のデータを入力する時には、入力規則を設定することで、誤入力を未然に防ぐなどの設定もできます。

Excelの初期画面は、セルから成る行と列があり、すぐにでも表ができる状態になっています。一見、セルはとても小さく感じますが、実際には無数の数字や文字を入力することが可能です。視覚的にも分かりやすいので、文書の作成にExcelを利用する場合もあります。

ただし、Excelには、文章を校正する機能がないため注意が必要です。

どちらも習得するのがベストですが、初心者の方は、まずWordの習得をおすすめします。Wordは、ちょっとした手紙や文章はもちろん、装飾文字や画像挿入で簡単なチラシの作成も可能で、身近でも様々な場面で活用可能です。

Excelは、基本的な使い方は簡単ですが、実は奥が深いソフトです。より高度に使いこなすためには、学ぶべき順序とやり方をプロから学ぶ必要があります。

最初のちょっとしたずれが、やがて大きな方向のずれにならないためにも・・・